Personvernerklæring 2024
Scandinavian Property Group
Denne personvernerklæring inneholder regler og retningslinjer for behandling av personopplysninger som gjøres av SPG, uansett hvilken type eller hvem sine opplysninger det er. Erklæringen forklarer videre hvordan vi behandler personlig informasjon, samt beskriver dine rettigheter og hvordan du kan benytte deg av dem. Kontakt oss gjerne dersom du har noen spørsmål knyttet til dette, se kontaktinformasjon i kapittel 9.
01. Innledning
Scandinavian Property Group AS, Org.nr 981 603 052, med adress: Ruseløkkveien 30, 0251 Oslo er et eiendomsselskap som ble etablert i 2004. Selskapet opererer med et langsiktig perspektiv, i tre industrielle vertikaler på det skandinaviske eiendomsmarkedet; boligutvikling, utvikling av eiendom til helse- og omsorgsmarkedet og prosjektutvikling.
Scandinavian Property Group AS og selskaper innen gruppen behandler ulike personopplysninger som vi er ansvarlige for. Vi ivaretar ditt personvern og etterstreber å holde et høyt nivå av vern av personopplysninger. SPG jobber for å alltid sørge for at personopplysninger behandles på en lovlig og korrekt måte, samt at alle ansatte, eller våre leverandører som behandler personvernopplysninger på SPGs vegne, har kunnskapen og kvalifikasjonene som behøves.
02. Hva er en personopplysning?
Personopplysning er all type informasjon som direkte eller indirekte kan kobles til en fysisk person. Krypterte opplysninger og ulike elektroniske identiteter er dermed personopplysninger dersom de kan kobles til en fysisk person. Enhver handling som utføres med personopplysninger telles som behandling av personopplysningene, enten de utføres automatisk eller ikke. Vanlige behandlinger kan for eksempel være innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, prosessering, overføring og sletting.
03. Hvilke peronopplysninger samler vi inn og behandler?
I det følgende avsnittet redegjøres det for hvilke personopplysninger SPG kan komme til å behandle ved forskjellige anledninger i virksomheten.
3.1 Når du søker informasjon om et boligprosjekt
Innsamling av informasjon om et boligprosjekt skjer via SPGs webside, samt gjennom våre andre offisielle kanaler. Disse opplysningene samles inn for å kunne gi interessenter og kunder informasjon om prosjektet. Opplysninger vil først og fremst formidles til våre eiendomsmeglere.
Personopplysninger vil også kunne brukes som underlag i markedsundersøkelser for SPG, samt tredjepart. Disse personopplysningene kan være navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og ved spesielle tilfeller personnummer. Den registrerte har rett til å få sine personopplysninger slettet.
3.2 Når du kjøper eller leier en eiendom av oss
Når du kjøper eller leier eiendom som eies av SPG, behandler vi dine personopplysninger for å kunne fullføre og administrere våre plikter som byggherre, utleier og avtalemotpart. Det innebærer at vi kan gjøre en kredittsjekk, innhente opplysninger fra tredjepart, og behandle andre forhold og opplysninger som du oppgir til oss. Vi lagrer dine personopplysninger frem til en overdragelse av eiendom til nye eiere.
3.4 Når du er leverandør, samarbeidspartner eller annen avtalemotpart av SPG
Ved signering av avtaler med leverandører, samarbeidspartnere og andre avtalemotparter, som eiere i våre prosjekter, kan vi ha behov for å behandle enkeltpersoners personopplysninger skriftlig og/eller i digital form for å kunne administrere avtalen. Vi behandler individuelle personopplysninger for den eller de som er representant for avtaleparten. SPG kan ha behov for å overlate informasjon til relevant tredjepart, blant annet i tilfeller hvor SPG har et rettslig krav om å gjøre det.
Personopplysningene vi behandler kan være navn, e-postadresse, (post)adresse, telefonnummer, og i enkelte tilfeller personnummer. Det som avgjør når det ikke lengre er behov for personopplysningene er når forretningene mellom personopplysningsansvarlig og avtaleparten er fullført. Personopplysninger som brukes for generell administrasjon kommer til å slettes etter avsluttet avtale. Enkelte opplysninger som navn, utført arbeid, samt periode for oppdraget kommer til å lagres i en periode så lengre en tvist kan bli aktuelt. Videre kommer regnskapsunderlag til å bli lagret i det tidsrommet som følger av lovpålagte krav.
3.3 Når du søker på en utlyst stilling eller på en annen måte søker jobb hos oss
Når du søker jobb hos oss behandler vi enkelte personopplysninger for å kunne håndtere søknader, gjennomføre intervjuer og ta en beslutning i rekrutteringsøyemed. Personopplysninger som behandles er blant annet navn, fødselsdato, adresse, informasjon om erfaring, utdanning og ferdigheter, referanser og eventuelt fotografi. Vi lagrer ikke opplysninger lengre enn nødvendig med hensyn til formålet, men kan komme til å lagre personopplysninger også etter endt rekrutteringsprosess om vi vurderer det til å være nødvendig å lagre dem for å håndtere rettslige krav som kan tenkes å rettes mot SPG.
Når det gjelder søknad ansettelse i SPG kommer din søknad til å slettes uten opphold etter fullført rekrutteringsprosess. Om du gir uttrykkelig samtykke kan vi lagre dine opplysninger for fremtidige rekrutteringsbehov.
04. Hvor behandler vi dine personopplysninger?
Vi strever alltid etter å behandle dine personopplysninger innenfor EU/EØS, og at alle IT-system skal være innenfor EU/EØS. Dersom det skulle være nødvendig å dele dine personopplysninger med en tredjepart som enten selv, eller gjennom en underleverandør, er etablert eller lagrer informasjon i et land utenfor EU/EØS får tredjepart bare benytte seg av informasjonen som er relevant for formålet. Uansett hvilket land dine personvernopplysninger behandles, tar vi alle rimelige juridiske, tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at beskyttelsesnivået er det samme som i EU/EØS.
05. Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
Personopplysninger skal ikke lagres i lengre tid enn hva som er nødvendig med hensyn til hva personopplysningene skal brukes til. SPG sletter derfor regelmessig de personopplysningene vi ikke trenger. Personopplysninger kan allikevel lagres lenger enn det som står ovenfor dersom loven krever det.
For mer informasjon vedrørende lagringstid, se avsnitt 3.
06. Hvem kan vi dele dine personopplysninger med?
6.1 Behandlingsansvar for personopplysninger
Når vi deler denne informasjonen med slike selskap vil informasjonen kun benyttes til det formål personopplysningene ble samlet inn for i utgangspunktet. Vi kontrollerer selskapene vi samarbeider med for å forsikre oss om at de kan levere tilstrekkelige garantier for at personopplysningene oppbevares på en sikker måte.
6.2 Bedrifter som er selvstendig behandlingsansvarlige for personopplysninger
Vi deler også personopplysningene med selskap som selv styrer hvordan disse personopplysningene skal håndteres. Når dine personopplysninger deles med et slikt selskap vil personopplysningene behandles etter selskapets egen personvern- og personopplysningspolicy. Disse selskapene er for eksempel statelige myndigheter dersom vi blir pålagt å gjøre det, forsikringsselskap og autoriserte revisorer, entreprenører vi samarbeider med, tekniske eller økonomiske forvaltere.
07. Rutiner ved behandling av personopplysninger
7.1 Generelt
SPG samler delvis inn og tar imot personopplysninger for å selvstendig behandle disse, men også på oppdrag fra andre selskap. SPG skal alltid unngå å krenke den registrertes vern. De opplysningene som overleveres til oss kan håndteres både manuelt og gjennom databehandling, men behandlingen skal uansett tilfredsstille kravene til håndtering av personopplysninger.
SPG sørger for at personopplysningene ikke er tilgjengelige for noen flere enn nødvendig, og de ansatte i SPG skal bare benytte opplysningene i den grad det er nødvendig for at den ansatte skal få utført sine arbeidsoppgaver. SPG kan be om at den registrerte undersøker og oppdaterer de personopplysningene som vi besitter. Den registrerte har også rett til å regelmessig gjennomgå og oppdatere sin informasjon, og SPG skal på forespørsel fra den registrerte korrigere informasjon som er feil, ufullstendig eller villedende. Den enkelte har også rett til å sjekke hvilken informasjon som er registrert.
7.2 Fra hvilke kilder henter vi dine personopplysninger?
Utover de opplysningene du selv deler med oss, eller vi samler inn fra deg kan vi samle inn personopplysninger fra tredje part. De opplysningene vi samler inn fra tredje part er blant annet adresseopplysninger fra offentlige registre for å forsikre oss om at vi har riktige adresseopplysninger. Vi kan også samle inn opplysninger om kredittverdighet når dette kreves for å inngå en avtale.
08. Dine rettigheter
I henhold til personopplysningsloven har du visse rettigheter når det gjelder dine personopplysninger som behandles. Disse rettighetene handler om at du skal få informasjon om når og hvordan dine personopplysninger behandles og ha kontroll over dine egne personopplysninger.
Du har dermed i visse tilfeller rett til å få opplysningene dine slettet, blokkert, rettet, eller å få utlevert eller flyttet opplysningene dine. Du kan alltid henvende deg til Datatilsynet for å fremme klager hvis du er misfornøyd med håndteringen.
8.1 Personopplysningsloven
I henhold til personopplysningsloven har du visse rettigheter angående dine personopplysninger som behandles. Disse rettighetene omhandler at du skal få informasjon om når og hvordan dine personopplysninger behandles og ha kontroll over dine egne personopplysninger. Du har dermed i visse tilfeller rett til å få dine opplysninger slettet, blokkert, rettet eller å få utlevert eller flyttet dine opplysninger. Du kan alltid vende deg til Datatilsynet for å fremme klager hvis du er misfornøyd med håndteringen.
8.2 Rett till rettelse
Dersom vi behandler feil personopplysninger om deg har du rett til å få disse rettet. Du har også rett til å tilføye opplysninger som mangler og som er relevante med hensyn til formålet ved personopplysningsbehandlingen.
8.3 Retten till sletting
Du kan be om sletting av personopplysningene dine som vi håndterer om disse ikke lenger er nødvendige for det formål de ble innsamlet for. Du kan be om sletting når du er uenig i vurderingene vi har gjort basert på vår legitime interesse for å oppbevare dine personopplysninger. Din innsigelse vil veie tyngre enn vår vurdering. Hvis personopplysningene må slettes for å oppfylle en juridisk forpliktelse som vi er underlagt, kan du også be om sletting av dataene.
Vi har rett til å nekte å slette opplysningene dersom vi av juridiske årsaker er forhindret fra å slette opplysningene umiddelbart. Slike forpliktelser kommer primært fra regnskaps- og skattelovgivningen, bank- og hvitvaskingsloven og fra forbrukerlovgivningen. Hvis vi ikke kan slette dine personopplysninger av juridiske årsaker vil vi i stedet blokkere dem fra bruk i andre formål enn det formålet som hindrer den forespurte slettingen.
8.4 Rett til begrensning av behandlingen
Du har rett til å be om begrensninger i behandling av dine personopplysninger. Hvis du er uenig i vurderingen vi har gjort basert på vår legitime interesse for å oppbevare dine personopplysninger kan du be om begrenset behandling igjennom tiden vi trenger for å sjekke om våre vurderinger er riktige. Hvis behandlingen har blitt begrenset under noen av disse situasjonene kan vi i tillegg til faktisk lagring kun behandle informasjonen for å forsvare rettslige krav, beskytte andres rettigheter eller dersom du har gitt samtykke til å behandle informasjonen.
8.5 Rett til innsigelser mot behandlingen
Du har rett til å avstå fra direkte markedsføring og til å komme med innsigelser mot behandling av dine personopplysninger. Du kan alltid velge å avstå fra å motta informasjon fra oss og du kan alltid kontakte oss for å få hjelp med dette.
8.7 Legitim interesse
I de tilfellene vi bruker interesseavveining som grunnlag for formålet har du mulighet til å komme med innsigelser mot behandlingen. For å kunne fortsette å behandle dine personopplysninger etter en slik innsigelse må vi kunne gi en legitim grunn for den nåværende behandlingen som overstyrer dine interesser og rettigheter. I andre tilfeller kan vi bare behandle opplysningene for å fastsette, utøve eller forsvare rettslige forespørsler.
8.6 Rett til dataportabilitet
Du har rett til å kreve at personopplysningene dine flyttes fra oss til et annet selskap, myndighet eller organisasjon. Dette gjelder de opplysningene du selv har overlevert
8.8 Hvordan håndterer vi personnummer?
Vi kommer bare til å bruke ditt personnummer når det er tydelig motivert med hensyn til formål eller om det er nødvendig for identifisering. Vi prøver å minimere bruken at ditt personnummer ved å bare bruke din fødselsdato i den utstrekning det lar seg gjøre.
09. Oppdatering av policyen
Vi kan gjøre endringer i denne policyen ved behov. Den sist tilgjengelige utgaven ligger på vår webside. Siste versjon er oppdatert 6. februar 2024.
10. Kontaktoppklysninger
Dersom du vil utøve dine rettigheter i henhold til denne policyen eller om du har andre spørsmål vedrørende SPGs personopplysningsbehandling kan du kontakte:
Scandinavian Property Group
Ruseløkkveien 30
0251 Oslo
Norge
E-post: simen.gunnerud@spg.no
Vi investerer i stedsutvikling for beboere og bygger bærekraftige eiendommer for arbeid og innovasjon. Vår drivkraft hjelper oss å lede hele prosessen, fra kjøp av tomt til ferdigstilte boliger og arbeidsplasser. Vi gjør dette med et tydelig formål og fokus på å skape nye verdier.
Følg oss
Ruseløkkveien 30
0251 Oslo
© 2024 SPG AS
Alle rettigheter forbeholdt